Privacybeleid

1. Wie we zijn

REALWISE BV is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid ("verwerkingsverantwoordelijke" in de zin van de AVG).

Dit beleid geldt voor kandidaten die solliciteren, onze werknemers, zelfstandige adviseurs en occasionele aanbrengers die met ons samenwerken, contactpersonen bij (potentiële) opdrachtgevers, en bezoekers van realwise.be en onze sociale media. Voor consumenten die we tijdens campagnes spreken, lees je artikel 3.

REALWISE heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet wettelijk verplicht is. Privacyvragen behandelt de zaakvoerder rechtstreeks.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke basis

We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben voor een concreet doel, en elk doel steunt op een rechtsgrond uit artikel 6 AVG.

Bij gegevens op Facebook en Instagram zijn wij samen met Meta verantwoordelijk voor de paginastatistieken. Voor de rest van de verwerking door die platformen geldt hun eigen privacybeleid.

We vragen geen bijzondere gegevens (zoals gezondheid, religie of afkomst), behalve ziekteattesten van werknemers, waarvan we enkel de periode van arbeidsongeschiktheid gebruiken. We werken niet samen met personen jonger dan 18 jaar. We nemen geen beslissingen over jou die enkel op geautomatiseerde verwerking steunen.

Wanneer we op gerechtvaardigd belang steunen, hebben we dat belang afgewogen tegen jouw privacy. Je kan je daar altijd tegen verzetten (zie artikel 7).

Gegevens die we nodig hebben om een overeenkomst te sluiten of om aan de wet te voldoen (zoals je ondernemingsnummer of bankrekening als adviseur), moet je ons bezorgen; zonder die gegevens kunnen we niet samenwerken. Alle andere gegevens geef je vrijwillig.

Selectie van kandidaten. Kandidaten komen bij ons via ons websiteformulier, vacaturesites zoals Indeed, onze sociale media of een doorverwijzing door iemand die al met ons werkt. We beheren hun gegevens in een CRM voor kandidaten. Wie wil, kan een observatiedag meelopen in het veld; die korte evaluatie gebruiken we enkel om samen te beslissen of we starten. Niemand begint zonder ondertekende overeenkomst.

Uittreksel uit het strafregister. Voor sommige campagnes vraagt de opdrachtgever dat adviseurs een uittreksel uit het strafregister voorleggen. In dat geval bekijken we het uittreksel alleen. We maken geen kopie en noteren enkel dat het is voorgelegd en op welke datum.

3. Consumenten die we tijdens campagnes spreken

Wanneer onze adviseurs aan de deur, op een event of in een winkel een aanmelding opnemen, of wanneer een aanbrenger je interesse doorgeeft, doen we dat in opdracht van het merk waarvoor de campagne loopt. Dat merk (de opdrachtgever) is de verwerkingsverantwoordelijke; REALWISE is verwerker en handelt alleen volgens de schriftelijke instructies van de opdrachtgever.

• Welke gegevens: de gegevens die nodig zijn voor je aanmelding bij de opdrachtgever, zoals naam, adres, contactgegevens en het gekozen aanbod. Welke velden precies, bepaalt de opdrachtgever.
• Waar ze terechtkomen: onze adviseurs en aanbrengers voeren je gegevens rechtstreeks in op een toestel en in het systeem van de opdrachtgever. REALWISE bewaart zelf geen kopie van je aanmelding. Voor de maandelijkse afrekening met de opdrachtgever werken we wel met een overzicht van nieuwe klanten (naam, adres, woonplaats en klantnummer). Dat gebruiken we alleen om de afrekening op te maken en te controleren en om vergoedingen aan adviseurs en aanbrengers te berekenen. Hoe lang je gegevens bewaard blijven, bepaalt de opdrachtgever.
• Afspraken: onze adviseurs mogen geen gegevens van klanten noteren, fotograferen of bewaren buiten het systeem van de opdrachtgever, en nooit doorsturen via berichtenapps.
• Je rechten: voor inzage, correctie of verwijdering van een aanmelding wend je je best tot het merk waarbij je je aanmeldde. Contacteer je ons, dan sturen we je verzoek zonder onnodige vertraging door.

Met elke opdrachtgever maken we schriftelijke afspraken over deze verwerking, zoals artikel 28 AVG vereist.

Adviseurs dragen tijdens campagnes zichtbaar de kledij van de campagne, zodat je altijd weet namens wie je wordt aangesproken.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel of dan de wet oplegt; daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

Loopt er een geschil of onderzoek, dan kunnen we gegevens langer bewaren zolang dat nodig is om onze rechten te verdedigen.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ze nodig hebben voor een doel uit dit beleid.

• Opdrachtgevers: naam en e-mailadres van adviseurs die op hun campagne werken, zodat ze kunnen controleren wie hun merk vertegenwoordigt, en campagneresultaten per adviseur of team.
• Dienstverleners die voor ons werken (verwerkers): Microsoft 365 voor e-mail en bestanden, een CRM voor kandidaten, Odoo en spreadsheets (Excel of Google Sheets) voor planning, resultaten en commissies, de host van onze website, ons sociaal secretariaat Acerta, een payrollbureau voor de studenten die we uitzonderlijk inzetten, en onze boekhouder. Wat je via onze formulieren stuurt, komt terecht in ons CRM en onze mailbox. Solliciteer je via een vacaturesite zoals Indeed, dan geldt voor die site ook haar eigen privacybeleid. Met elk van onze dienstverleners hebben we afspraken die de AVG oplegt.
• WhatsApp: we gebruiken WhatsApp alleen voor planning en praktische communicatie met adviseurs, nooit om gegevens van klanten of prospects te delen.
• Overheden en adviseurs: FOD Financiën, RSZ en andere instanties waar de wet dat vereist, en onze advocaat of boekhouder wanneer nodig.

Sommige dienstverleners (zoals Microsoft, Google en Meta, eigenaar van WhatsApp) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. We doen dat dan alleen met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Commissie.

6. Beveiliging

We beveiligen gegevens met technische en organisatorische maatregelen: toegang alleen voor wie het nodig heeft, tweestapsverificatie op onze accounts, versleutelde apparaten, en duidelijke afspraken met adviseurs over het omgaan met klantgegevens. Gebeurt er toch een datalek met risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, bij een hoog risico, ook aan jou.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt.

Stuur je verzoek naar zaven@realwise.be. We antwoorden binnen één maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

8. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer onze werking of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie; bij belangrijke wijzigingen laten we het actief weten aan wie het aanbelangt.